公文的格式

公文的格式指公文的整體格局及公文的外部組織形式。公文具有固定的結(jié)構(gòu)形式，它要求結(jié)構(gòu)完整、標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確、各單位保持一致。為提高公文質(zhì)量，黨和國(guó)家對(duì)公文的格式都作了具體的規(guī)定。如2000年8月24日國(guó)務(wù)院頒發(fā)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章“公文格式”中規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成”。各數(shù)據(jù)項(xiàng)目的排列必須遵循國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一要求。按照上述內(nèi)容，公文結(jié)構(gòu)形式可分為塊，即眉首、主體、版記。眉首眉首即文件版頭，也稱文件頭，它是由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等項(xiàng)目組成。(1)公文份數(shù)序號(hào)。指公文印刷的份數(shù)的順序編號(hào)，標(biāo)注在文件首頁(yè)左上端。(2)秘密等級(jí)和保密期限。秘密等級(jí)分秘密、機(jī)密、絕密，標(biāo)注在文中首頁(yè)右上端。如需要同時(shí)標(biāo)識(shí)保密期限，將保密期限與密級(jí)標(biāo)在同一行，中間用“★”隔開(kāi)。(3)緊急程度。緊急程度分特提、特急、加急、平急，標(biāo)注在文件首頁(yè)右上端。如需要同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊密程度，秘密等級(jí)在右上角第一行，緊急程度在第二行。(4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)某些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。(5)發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；序號(hào)不編虛位，不加“第”字；年份標(biāo)全稱，用六角括號(hào)括入。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。(6)簽發(fā)人。上行文需要標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名居主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次排列。發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人同處一行。主體主體即公文正文，也是公文結(jié)構(gòu)的核心部分，它是由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文日期、公文生效標(biāo)識(shí)、附注等項(xiàng)目組成。(1)公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文概括內(nèi)容和公文種類組成。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)書(shū)名號(hào)。公文標(biāo)題可分一行或多行居中排布。(2)主送機(jī)關(guān)，即公文的主要行文對(duì)象。應(yīng)頂格寫(xiě)。下行文，如普發(fā)文、“公告”、“通知”等要求各單位都了解和執(zhí)行的公文可不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。上行文一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需要同時(shí)報(bào)幾個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，可用“抄送”形式或在寫(xiě)主送單位名稱時(shí)按上行關(guān)系加上“并報(bào)”二字。(3)公文正文。這是公文的核心內(nèi)容。一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分組成。正文在主送單位下面另起一行，每自然段左空兩字寫(xiě)。(4)附件。附件是隨文附上的有關(guān)文字材料、圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等，在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和名稱。(5)成文日期。公文發(fā)文的年月日，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。(6)公文生效標(biāo)識(shí)。它是證明公文效力的表現(xiàn)形式，包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。單一機(jī)關(guān)發(fā)文加蓋印章時(shí)應(yīng)端正、居中，下壓成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋三個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或簡(jiǎn)稱按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋其上。(7)附注。它是指公文需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)。居左空兩字加括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下一行。版記版記也稱文件尾，它是由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等項(xiàng)目組成，整個(gè)版記部分排列在文件末頁(yè)下端。(1)主題詞。即用規(guī)范化動(dòng)詞、名詞或詞組簡(jiǎn)明扼要地反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，所有正式文件均應(yīng)標(biāo)注主題詞，主題詞居左頂格標(biāo)識(shí)。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。(2)抄送機(jī)關(guān)。指主送單位之外需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下一行標(biāo)注，中間用直線隔開(kāi)。(3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期同處一行在抄送單位下一行排列，中間用直線隔開(kāi)。

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