文件分類管理系統(tǒng)（文件分類）

關(guān)于文件分類管理系統(tǒng)，文件分類這個(gè)問題很多朋友還不知道，今天小六來為大家解答以上的問題，現(xiàn)在讓我們一起來看看吧！

1、歸檔文件整理規(guī)則1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。

2、? 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。

3、 2 定義 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

4、 2.1 歸檔文件? 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

5、 2.2 歸檔文件整理? 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。

6、 2.3 件? 歸檔文件的整理單位。

7、一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

8、 3 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

9、 4 質(zhì)量要求 4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。

10、已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

11、 4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

12、 5 整理方法 5.1 裝訂? 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。

13、裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。

14、 5.2 分類? 歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。

15、同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

16、 5.2.1 按年度分類? 將文件按其形成年度分類。

17、 5.2.2 按保管期限分類? 將文件按劃定的保管期限分類。

18、 5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問題)分類? 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）。

19、 5.3 排列? 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

20、會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

21、 5.4 編號(hào)? 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

22、歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。

23、（見圖A1。

24、圖示中“＊”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。

25、以下同）。

26、 5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

27、 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。

28、 5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。

29、 5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。

30、? 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。

31、室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。

32、館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。

33、 5.4.5 機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

34、 5.5 編目? 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

35、 5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。

36、來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。

37、歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

38、 5.5.1.1 件號(hào)：填寫室編件號(hào)。

39、 5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

40、 5.5.1.3 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。

41、 5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。

42、沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"〔 〕"號(hào)。

43、 5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。

44、 5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。

45、文件中有圖文的頁面為一頁。

46、 5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。

47、 5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。

48、 5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。

49、歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目（見圖A3）。

50、其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

51、 5.6 裝盒? 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

52、 5.6.1 檔案盒 5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。

53、檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。

54、（見圖A4(a)）。

55、 5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。

56、其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

57、 5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

58、 5.6.2 備考表? 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。

59、 5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

60、 5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

61、 5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

62、 5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

本文分享完畢，希望對(duì)大家有所幫助。

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